Microsoft Teams 부재중 설정 가이드

Teams set up out of office

TL;DR

간단히: Microsoft Teams에서 부재중(Out of Office) 상태를 설정하면 Teams와 Outlook이 자동으로 동기화되어 내부/외부 연락처에 자동 회신을 보냅니다. 데스크톱과 모바일 모두에서 설정할 수 있으며, 관리자가 필요한 경우 조직 전체 정책으로 제어할 수 있습니다. 아래의 단계별 가이드, 예시 문구, 문제 해결 체크리스트를 따라 안전하게 설정하세요.

중요: Teams의 부재중 상태는 Outlook 자동 회신과 연동됩니다. Outlook 계정 연결이나 앱 업데이트가 되어 있지 않으면 동기화가 되지 않을 수 있습니다.

왜 이 가이드인가

부재중 메시지는 단순한 상태 표시가 아니라 협업과 고객 응대의 기본입니다. 잘못된 설정은 오해, 누락된 업무, 외부 파트너의 불만으로 이어질 수 있습니다. 이 가이드는 데스크톱과 모바일에서의 실제 설정 방법, 내부/외부 예시 문구, 문제 발생 시 점검할 항목과 관리자용 대안까지 모두 다룹니다.

Microsoft Teams에서 부재중 설정 (데스크톱)
Microsoft Teams에서 부재중 설정 (모바일)
자동 회신 예시 문구(내부/외부)
체크리스트: 설정 전/후 확인 항목
문제 해결: 작동하지 않을 때 점검할 것
대안 및 고급 방법
역할별 체크리스트 (개인, 팀 리더, IT 관리자)
요약 및 참고 FAQ

Microsoft Teams에서 부재중 설정 (데스크톱)

Teams를 열고 화면 오른쪽 상단의 프로필 사진을 클릭하세요.
하단에서 “부재중 예약” 또는 “Schedule out of office”(표시되는 경우)를 선택하세요.
“자동 회신 켜기”를 토글로 활성화합니다.
부재중 회신 메시지를 입력합니다. 이 메시지는 Teams에서 표시되고 Outlook에도 자동 회신으로 전송됩니다.
외부 연락처에도 알리려면 “조직 외부에 회신 전송”을 선택하세요.
“기간 동안만 회신 전송”을 선택하고 시작/종료 시간을 설정하세요.
저장(Save) 버튼을 클릭하면 설정이 활성화됩니다.

설명이 잘 보이지 않거나 버튼 명이 다르면 Teams 버전을 최신으로 업데이트하고 Outlook 계정이 로그인되어 있는지 확인하세요.

Microsoft Teams에서 부재중 설정 (모바일)

모바일에서 Teams 앱을 열고 왼쪽 상단의 프로필 사진을 탭합니다.
현재 상태를 탭합니다.
메뉴에서 “부재중”을 선택합니다.
“자동 회신 설정”을 켜고 메시지를 작성합니다.
시작 및 종료 날짜를 선택합니다.

모바일 설정은 데스크톱과 동기화되어 Outlook 자동 회신과 함께 작동합니다. 모바일 UI는 앱 버전이나 플랫폼(iOS/Android)에 따라 버튼 위치가 다를 수 있습니다.

자동 회신 예시 문구

내부용(동료용):
- “현재 2025년 9월 22일부터 2025년 9월 26일까지 부재중입니다. 긴급한 사항은 홍길동(내선 1234)에게 연락해 주세요. 돌아오는 즉시 확인하겠습니다.”
외부용(고객/파트너용):
- “안녕하세요. 저는 2025년 9월 22일부터 2025년 9월 26일까지 부재중입니다. 긴급한 문의는 [email protected]으로 보내주시거나, 담당자 김영희(010-0000-0000)에게 연락해 주세요. 감사합니다.”
간단형(짧은 메시지):
- “부재중입니다. 돌아오는 대로 회신하겠습니다.”

템플릿을 복사해서 상황(휴가, 출장, 병가)에 맞춰 날짜와 대체 연락처를 채워 사용하세요.

체크리스트: 설정 전/후 확인 항목

설정 전
- Outlook에 동일한 계정으로 로그인되어 있는가?
- 앱(Teams/Outlook)이 최신 버전인가?
- 조직 정책이 자동 회신을 제한하진 않는가?(IT에 확인)
설정 후
- 프로필 카드에 부재중이 표시되는가?
- Outlook 자동 회신이 동일한 메시지로 활성화되었는가?
- 외부 사용자에게도 회신이 가는지 테스트 메일로 확인했는가?

문제 해결: 부재중이 보이지 않거나 동기화되지 않을 때 점검할 것

앱 업데이트: Teams와 Outlook을 최신 버전으로 업데이트하세요.
계정 확인: Teams와 Outlook에 같은 계정으로 로그인되어 있는지 확인하세요.
캐시/로그아웃: Teams에서 로그아웃 후 재로그인하거나 캐시를 지워 보세요.
관리자 정책: 조직의 Exchange/Outlook 정책이 자동 회신을 제한할 수 있습니다. IT 관리자에게 문의하세요.
모바일 특이사항: 모바일 앱은 권한(알림 등)이나 네트워크 문제로 동기화가 늦을 수 있습니다.

참고: 일부 시나리오에서는 Exchange Online의 전송 규칙이나 보안 설정으로 외부 회신이 차단될 수 있습니다. 이 경우 관리자 개입이 필요합니다.

대안 및 고급 방법

Outlook에서 직접 설정하기: Outlook 데스크톱/웹에서 자동 회신을 설정하면 Teams와 동기화됩니다. 조직 환경에 따라 Outlook에서만 설정할 수 있도록 제한되어 있을 수 있습니다.
PowerShell(IT 관리자용): 대규모 사용자에게 정책을 적용하거나 자동 회신을 스크립트로 관리하려면 Exchange Online PowerShell을 사용합니다.
Microsoft Graph API: 자동화 또는 커스텀 도구에서 부재중 상태를 읽고 쓰려면 Microsoft Graph의 메일boxSettings 등 엔드포인트를 사용합니다.
Power Automate: 특정 조건(예: 캘린더 이벤트 기반)으로 자동 부재중 메시지를 트리거하는 플로우를 만들 수 있습니다.

언제 이 방법이 실패하는가(예시)

회사가 외부 자동 회신을 차단한 경우
계정이 게스트 계정으로 제한되어 자동 회신이 비활성화된 경우
Outlook과의 동기화 문제(세션 토큰, 권한 문제 등)가 있는 경우

역할별 체크리스트

개인(직원)
- 부재중 기간과 대체 연락처를 명확히 적기
- 중요한 업무의 인계 문서 링크를 함께 첨부
- 부재중 시작 직전에 한 번 테스트 메시지 전송
팀 리더
- 팀원 부재 일정을 팀 캘린더에 반영
- 업무 인수인계(Contact, 문서, 접근 권한) 확인
- 중요한 회의 또는 마감 일자 재조정
IT 관리자
- Exchange 및 Teams 동기화 정책 검토
- 대외 자동 회신 허용 여부 설정
- PowerShell 또는 Graph로 일괄 설정/로그 수집 제공

빠른 플레이북(5단계 SOP)

계획: 부재 기간과 대체 연락처를 정리한다.
설정: Teams(데스크톱/모바일) 또는 Outlook에서 자동 회신을 설정한다.
확인: 내부 동료와 외부 테스트 메일로 동기화 확인.
문서화: 팀 캘린더와 인수인계 문서를 업데이트.
복귀 후 점검: 자동 회신을 끄고 미처리된 메일을 확인.

의사결정 흐름(간단한 판단 트리)

flowchart TD
  A[부재 중인가?] -->|예| B{외부 회신 필요?}
  A -->|아니오| Z[설정 불필요]
  B -->|예| C[Outlook에서 외부 회신 허용 확인]
  B -->|아니오| D[Teams 내부 메시지만 설정]
  C --> E[자동 회신 설정 및 테스트]
  D --> E
  E --> F[팀 캘린더 및 인수인계 완료]

FAQs

왜 Teams에서 부재중 예약 옵션이 보이지 않나요?

앱이 최신인지 확인하세요. 또한 Outlook 계정이 연결되어 있어야 합니다. 조직에서 기능을 제한한 경우 IT 관리자에게 문의하세요.

팀에 부재중을 어떻게 알리나요?

Teams에 자동 회신이 표시되어 동료가 확인할 수 있습니다. 추가로 팀 채널에 공지(post)하거나 캘린더에 이벤트를 등록하면 가시성이 좋아집니다.

부재중 자동 메시지를 어떻게 설정하나요?

데스크톱: 프로필 > 상태 메시지 설정 > 부재중 예약 또는 ‘Schedule out of office’. 모바일: 프로필 > 상태 > 부재중.

Teams에서 자동 메시지를 설정하면 누구에게 보이나요?

내부 조직원과(옵션에 따라) 외부 연락처 모두에게 보일 수 있습니다. 외부 회신은 조직 정책에 따라 제한될 수 있습니다.

부재중 메시지가 Teams에 나타나지 않으면?

Outlook 자동 회신이 활성화되어 있는지, Teams가 최신인지, 계정 동기화에 문제가 없는지 확인하세요. 관리자 정책이 원인일 수 있습니다.

요약

Teams의 부재중 설정은 Outlook과 동기화되어 조직 내부 및(선택 시) 외부에 자동 회신을 보냅니다.
데스크톱과 모바일에서 모두 설정 가능하며, 설정 후에는 테스트로 동기화 여부를 확인하세요.
문제가 생기면 앱 업데이트, 계정 확인, 관리자 정책 확인 순서로 점검하면 대부분 해결됩니다.

요약된 체크리스트와 예시 문구를 복사해 바로 사용하면 설정 시간이 절약됩니다. 편안한 휴가 되세요!

Microsoft Teams에서 부재중 메시지(Out of Office) 설정하는 방법