WhatsApp 그룹 만들기·관리 완전 가이드

WhatsApp은 매일 20억 명 이상이 사용하는 메신저입니다. 개인 대화도 유용하지만 그룹을 통해 여러 연락처와 한 번에 소통하면 더 효율적입니다. 이 문서는 그룹 생성부터 삭제, 권한 설정, 모범 사례와 운영표준까지 실무 중심으로 정리했습니다.

WhatsApp 그룹 만들기

이미 WhatsApp 계정이 있고 앱에 접속할 수 있다면 그룹 만들기는 간단합니다. 아래 절차는 iOS와 Android 공통으로 적용됩니다. 예시 화면은 Android(예: Google Pixel)에서 확인한 것입니다.

WhatsApp을 열고 새 채팅 -> 새 그룹을 탭합니다.

새 WhatsApp 그룹 만들기 시작 화면

그룹에 추가할 연락처를 선택합니다. 최소 한 명을 추가하면 오른쪽 화살표(→)로 다음 화면으로 이동합니다.

새 그룹에 사람 추가하는 스크린샷

팁: 그룹을 만든 후 초대 링크나 QR 코드로 사람을 추가할 수 있습니다.

그룹 설정 화면에서 다음을 완료합니다:
- 그룹 이름 입력(최대 100자).
- 그룹 아이콘 추가(멤버들이 보는 이미지).
- 필요하면 사라지는 메시지를 선택합니다(24시간/7일/90일).

그룹 설정 화면

추가 권한을 설정하려면 그룹 권한을 탭해 다른 멤버가 변경 가능한 설정과 신규 멤버 승인 필요 여부를 조정합니다.

그룹 권한 설정 화면

중요: 초대 링크는 누구나 사용할 수 있으므로 공개 장소에 게시 시 주의를 기울이세요. 링크를 취소(리셋)하거나 QR 사용을 제한하세요.

사람 초대하기

그룹 생성 후 언제든 초대 링크를 공유해 멤버를 추가할 수 있습니다. 그룹 채팅 화면에서 다음을 수행하세요:

채팅 목록에서 초대할 그룹을 선택합니다.
멤버 추가를 탭합니다.

그룹에 멤버 추가 버튼

목록 하단으로 스크롤해 링크로 초대를 선택합니다.

그룹 초대 링크 생성 화면

선택 옵션:

WhatsApp으로 링크 전송
링크 복사 후 다른 앱에 붙여넣기
기기 공유 시트로 공유
QR 코드 표시하여 스캔으로 참여

사람을 그룹에 추가하는 화면

주의: 링크를 통해 참가한 사람은 전화번호를 알고 있는 사람으로 간주됩니다. 공개 링크는 예기치 않은 참가자를 초래할 수 있습니다.

그룹 관리자 설정과 권한 관리

그룹 목적과 규모에 따라 추가 관리자(admin)를 지정해 운영을 분담하세요. WhatsApp 그룹은 관리자 수에 제한이 없습니다. 관리자는 누구든 다른 멤버를 관리자 권한으로 승격할 수 있습니다.

관리자 지정 방법:

채팅에서 그룹을 선택합니다.
오른쪽 상단 더보기(세로 점 3개) -> 그룹 정보를 탭합니다.

그룹 정보 화면

관리자로 만들 멤버를 탭하고 그룹 관리자 만들기를 선택합니다.

그룹 관리자로 지정하는 스크린샷

관리자 책임(권장):

신규 참가자 승인 및 환영 메시지 전송
규칙 위반 대응 및 경고
중요한 공지 고정
초대 링크 관리(재발급/취소)

멤버 제거 방법

때로는 특정 사용자를 그룹에서 제거해야 할 수 있습니다. 관리자라면 다음 단계로 간단히 처리할 수 있습니다.

채팅 목록에서 그룹을 길게 누르고 더보기 -> 그룹 정보를 엽니다.

그룹 정보 화면(멤버 삭제)

제거할 멤버를 선택하고 제거 -> 확인을 누릅니다.

그룹에서 멤버를 제거하는 스크린샷

주의: 제거된 멤버는 다시 링크로 참여할 수 있습니다. 재참여를 제한하려면 링크를 재설정하세요.

기타 유용한 그룹 설정

그룹 정보에서 여러 추가 설정을 조정할 수 있습니다.

그룹 설정 옵션 스크린샷

알림: 알림음, 진동, 음소거 설정
미디어 표시: 그룹에서 받은 사진/동영상을 기기 갤러리에 표시할지 여부(프로필 사진 미포함)
사라지는 메시지: 메시지가 자동 삭제되는 기간(24시간, 7일, 90일)
채팅 잠금: 기기에서 그룹을 숨기고 잠금 처리 가능

권장 설정: 공식/업무 그룹은 공지 전용 메시지를 관리자가 전송하도록 권한을 제한하고, 미디어 자동 저장을 끄는 것이 사생활 보호에 유리합니다.

그룹 나가기 또는 삭제하기

그룹을 나가거나 삭제하려면 다음을 따르세요.

더보기 -> 그룹 나가기를 선택합니다.

그룹 나가기 버튼 화면

확인 팝업에서 나가기를 탭합니다.

그룹 나가기 확인 팝업

그룹을 완전히 삭제하려면:

관리자일 경우 먼저 모든 멤버를 제거합니다.
본인이 그룹을 나간 뒤 그룹 삭제를 선택해 삭제를 확인합니다.

그룹 삭제 화면

운영 가이드와 템플릿

아래는 실무에서 바로 쓸 수 있는 표준 운영 절차(SOP)와 템플릿입니다.

운영 SOP(간단 버전):

그룹 목적 정의(예: 공지용/협업/친목). 1문장으로 명시합니다.
규칙 설정: 금칙어, 공지 형식, 파일 공유 규정.
관리자 지정: 최소 2명 이상 권장.
초대 정책: 공개 링크 사용 여부 및 발급 절차.
위반 시 처리 절차: 경고 -> 일시정지 -> 제거.
주기적 점검: 월 1회 멤버 목록과 링크 상태 확인.

환영 메시지 템플릿:

“안녕하세요! [그룹명]에 오신 것을 환영합니다. 이 그룹은 [목적]. 기본 규칙: 1) 광고금지 2) 중요공지 고정 확인 3) 개인문의는 개별 채팅으로 부탁드립니다. 질문은 관리자에게 메시지 보내주세요.”

공지 템플릿:

“[공지] 날짜: YYYY-MM-DD\n제목: \n내용:\n필요한 행동:\n관련 문서 링크:”

샘플 그룹 규칙(짧게):

정중한 대화 유지
스팸/광고 금지
중요한 파일은 설명 추가
긴급 연락처는 관리자에게만 공유

역할별 체크리스트

관리자 체크리스트:

그룹 목적 고지
초기 규칙 핀 고정
초대 링크 관리
신규 가입자 환영 및 권한 부여
분쟁 중재

일반 멤버 체크리스트:

프로필에 실명 또는 식별 가능한 이름 사용
개인 정보 공유에 주의
공지사항 확인 시 스레드 확인

모더레이터(중간 관리자) 체크리스트:

메시지 모니터링
규칙 위반시 경고 전송
불필요한 파일 정리 제안

언제 그룹이 적합하지 않은가

그룹이 항상 최선의 선택은 아닙니다. 아래 상황에서는 다른 도구를 고려하세요:

일방적 공지만 필요한 경우: 방송 목록(Broadcast List)이나 채널 사용 권장
민감한 개인정보를 자주 주고받는 경우: 암호화·접근 제어가 더 강한 엔터프라이즈 도구 검토
대규모 공개 모집형 소통: 공개 포럼이나 게시판이 더 적합

대안 요약:

Broadcast List: 같은 메시지를 여러 사람에게 보내되 수신자는 개별 메시지처럼 받음(상호 대화 없음).
채널(공식 기능 존재 시): 한 방향 공지에 유리.
협업툴(예: 슬랙, MS 팀즈): 파일 버전 관리, 권한 분리, 통합 검색이 필요할 때.

개인 정보와 프라이버시 주의사항

WhatsApp 그룹에서는 전화번호가 노출됩니다. 멤버가 서로의 전화번호를 알 수 있습니다.
초대 링크를 공개하면 원치 않는 사용자가 참여할 수 있습니다. 필요 시 링크 취소(재설정)하세요.
사라지는 메시지는 완전한 보안 대책이 아닙니다. 스크린샷, 전달, 또는 외부 저장은 여전히 가능함을 안내하세요.
민감한 개인 정보(주민등록번호, 금융정보 등)는 절대 그룹에 공유하지 마세요.

법적 고지: 이는 법률 조언이 아닙니다. 조직의 개인정보 보호 정책이나 법률 자문을 따르세요.

문제 해결과 팁

문제: 누군가 링크를 통해 무단 참여함 해결: 그룹 정보 -> 링크로 초대 -> 링크 재설정(비활성화) 후 재발급.

문제: 스팸/광고가 과다 해결: 관리자 권한으로 메시지 전송 권한을 관리자 전용으로 변경하거나, 문제 멤버 제거 후 재초대 제한.

문제: 중요한 공지가 묻힘 해결: 공지를 상단 고정하거나 별도 파일로 저장 후 링크 공유.

의사결정 흐름도

flowchart TD
  A[그룹 필요성 판별] --> B{공개 정보인가}
  B -- 공개 --> C[포럼/게시판 권장]
  B -- 제한적 공개 --> D{대화형이 필요한가}
  D -- 예 --> E[WhatsApp 그룹 생성]
  D -- 아니오 --> F[브로드캐스트 리스트 사용]
  E --> G[관리자 지정 및 규칙 설정]
  G --> H[운영 시작]

확인 기준(수용 기준)

그룹을 성공적으로 운영하려면 다음을 충족해야 합니다:

목적과 규칙이 고지되어 있다.
최소 한 명 이상의 관리자와 예비 관리자가 있다.
초대 정책이 문서화되어 있다(공개/비공개).
개인정보 공유 금지 규칙이 명확하다.

요약

WhatsApp 그룹은 소규모 팀이나 관심사 기반 커뮤니티에 강력한 소통 도구입니다. 그러나 초대 링크 관리, 관리자 배치, 명확한 규칙 설정이 없으면 혼란과 프라이버시 사고가 발생할 수 있습니다. 이 가이드를 따라 그룹을 만들고, 초대하고, 운영하며, 필요 시 안전하게 종료하세요.

중요: 그룹 운영 전 목적을 명확히 하고 규칙을 고지하는 것이 성공의 핵심입니다.

Image credit: Pexels. 모든 스크린샷은 Megan Glosson 제공.