LibreOffice WriterでAutoTextを使いこなす方法

はじめに

AutoTextは、よく使う語句、署名、テンプレート全体をスニペットとして保存し、再利用できる機能です。保存するスニペットは「プレーンテキスト（書式なし）」か「書式つき（フォント／見出し／配置を維持）」を選べます。正しい使い分けで文書作成の時間を大幅に短縮できます。

重要: スニペットに個人情報や機密データを含める際は、保存先のファイルや共有設定を確認してください。

インストール（Writerのみ／スイート全体）

Debian／Ubuntu系では端末から次のコマンドでLibreOfficeを追加できます（Writer単体も可）：

sudo apt install libreoffice

Writerだけを入れたい場合：

sudo apt install libreoffice-writer

コマンドラインを使いたくない場合は、ほとんどのLinuxディストリビューションでLibreOfficeがプリインストールされているか、ソフトウェアセンターからワンクリックでインストールできます。

補足: Officeスイート全体を入れるとテンプレートや言語パックが一式そろうため便利です。

テキストからAutoTextを作る手順

1. 文書中に登録したい語句や短い文を書きます。
2. そのテキストを選択します。
3. メニューから「ツール」→「AutoText」を選ぶか、Ctrl + F3 を押します。

この操作でAutoTextウィンドウが開きます。

AutoTextウィンドウの使い方

AutoTextウィンドウには既存のスニペットとグループが並んでいます。使うには該当スニペットを選択し「挿入」ボタンを押すだけです。挿入位置は文書中のカーソル位置になります。

自分専用のスニペットを作るには「My AutoText」など自分用のグループを選び、スニペット名（Name）とショートカット（Shortcut）を設定します。ショートカットはそのまま素早く呼び出すためのキー文字列です。

スニペットの種類とショートカット

「AutoText」ドロップダウンから「New (text only)」を選ぶとプレーンテキストスニペットが作れます。書式を保持したい場合は「New」を選びます。

使い方の例:

• ショートカットを入力してF3を押す。例: “mte” → F3 → “Make Tech Easier”に展開。
• ツール→AutoTextで一覧から選んで挿入する。

文書構造をテンプレート化する

しばしば使う文書（例: ブログ記事、報告書、会議議事録）の基本構造を空白のプレースホルダ付きで作成し、これをAutoTextとして保存すれば、毎回ゼロから作る必要はありません。

手順の概略:

1. 新規文書に見出し、サブ見出し、本文の見本を置く。
2. 見本テキストにプレースホルダ（例: [タイトルを入力]）を入れる。
3. 書式（見出しスタイル、フォントサイズ、段落間隔）を整える。
4. 全選択してAutoTextに「New」（書式含む）で保存する。

実務での使い分けのコツ

• 連絡先や署名、短い定型文: プレーンテキストで保存。
• 見出し、章立て、テンプレート: 書式付き（New）で保存。
• 頻度の高いスニペットは短く覚えやすいショートカットにする（例: sig → 署名）。
• ショートカットが既存の単語にぶつからないようプレフィックス（例: ;;、/、zz）を使うことも検討する。

トラブルシューティングと制限

• F3が効かない場合: 他のアプリや拡張がF3を捕捉している可能性があります。別のショートカット（メニューから挿入）を使うか、キーボードショートカットの競合を確認してください。
• スニペットが想定外の書式で挿入される場合: 保存時に「New (text only)」／「New」を選び直してテストしてください。
• 共有したテンプレートとローカルのスタイルが異なると表示が崩れることがあります。配布時は標準フォントやスタイルを明記してください。

いつ使うべきでないか（反例）

• セキュリティ上の理由で個人情報を頻繁にコピペしない方がよい場面。
• 頻繁に変更される内容（連絡先が頻繁に変わる、日報の日時など）を長期スニペットにするのは管理が煩雑になります。
• プログラムコードの保存は、専用のコードスニペットツール（例: IDEのスニペット機能）のほうが構文ハイライトなど利点があります。

代替手段と補助ツール

• システムレベルのテキスト展開ツール（例: AutoKey、TextExpander）を使うと、アプリ横断で同じスニペットを使えます。
• LibreOfficeのテンプレート（.ott）を使うと、文書の標準スタイルを保ったまま新規作成できます。
• Markdownや静的サイトジェネレータを使うワークフローでは、エディタ側のスニペットを活用するほうが効率的です。

役割別チェックリスト

作成者（ライター）:

• 保存前にプレースホルダを明確にする。
• 読みやすいショートカットを設定する。
• 必要ならテンプレートに説明行を入れる。

レビュアー（編集者）:

• スニペットの書式が会社のガイドラインに合っているか確認する。
• 機密情報が含まれていないかチェックする。

管理者（IT）:

• 共有テンプレートの配布方法を決める。
• バックアップポリシーを明記する。

ミニ手順書（SOP）: 新しい記事テンプレートを作る

1. 新規Writer文書を開く。
2. 見出し、リード文、本文の見本を配置する。
3. スタイル（見出し1、見出し2、本文）を設定する。
4. 全選択 → Ctrl + F3を押す。
5. グループを選び、NameとShortcutを設定。
6. AutoTextメニューから「New」を選んで保存。
7. 文書に戻り、ショートカット＋F3で展開を確認する。

受け入れ基準（KPIではなく実務基準）

• テンプレートを展開した際、見出しスタイルが一致する。
• プレーンテキストスニペットは周囲の書式に自然に馴染む。
• ショートカット入力から展開まで1秒程度で完了する。

決定フローチャート

以下のフローで、スニペットをプレーンテキストにするか書式付きにするかを判断できます。

flowchart TD
  A[スニペット候補を用意する] --> B{固定書式が必要か}
  B -- はい --> C[「New」で書式付き保存]
  B -- いいえ --> D{周囲の書式に馴染ませたいか}
  D -- はい --> E[「New 'text only'」で保存]
  D -- いいえ --> C
  C --> F[ショートカットを設定]
  E --> F
  F --> G[展開して確認]

1行用語集

• AutoText: よく使うテキスト／テンプレートを保存して再利用するWriterの機能。
• スニペット: 再利用可能なテキストの断片。
• プレーンテキスト: 書式情報を含まないテキスト。

ローカル運用時の注意点

• 共有環境でテンプレートを配布する場合、フォントやスタイルがないと表示が崩れます。標準フォントやA4／B5などページ設定を明記してください。
• バックアップ: user profileフォルダにAutoTextデータが含まれる場合があります。移行時はプロファイルの移行方法を文書化しておくと便利です。

プライバシーとセキュリティに関する短い注意

AutoTextに個人情報やクレジットカード番号などの機密データを保存しないでください。共有環境に保存すると他者に閲覧される可能性があります。

テストケース（受け入れテスト）

• ショートカット入力で想定通りのテキストが挿入される。
• 書式付きテンプレートが見出しスタイルを保持して挿入される。
• 別のマシンへプロファイルを移行後、テンプレートが復元される（移行手順に依存）。

よくある質問

AutoTextを他のマシンに移すには？

AutoTextは通常ユーザープロファイルに保存されます。プロファイルを丸ごとコピーするか、テンプレートとしてエクスポートして配布してください。

スニペットをグループで管理する方法は？

AutoTextウィンドウで新しいグループを作成し、用途別にスニペットを分類します（例: 署名、契約書、ブログ）。

F3以外の呼び出し方法は？

ツール→AutoTextから一覧を選んで「挿入」するか、メニューにショートカットを割り当てて呼び出します。

まとめ

AutoTextは手間のかかる定型作業を自動化します。プレーンテキストと書式付きの2種類を使い分け、ショートカット運用とテンプレート配布のルールを定めれば、チームの文書作成効率が上がります。

短い告知文（社内向け、100–200字）:

LibreOffice WriterのAutoText機能を使えば、署名や記事テンプレートをショートカットで即挿入できます。各自のテンプレートをMy AutoTextに登録し、チームで共有テンプレートを配布してください。活用ガイドは社内Wikiにあります。