Come eliminare e ripristinare file in Google Drive

Dividere i file non necessari è essenziale per gestire lo spazio su Drive. Google Drive permette di rimuovere file temporaneamente (spostandoli nel Cestino) o definitivamente. Questa guida mostra come eliminare singoli file, come svuotare il Cestino e come ripristinare file eliminati. Include inoltre consigli pratici per sicurezza e privacy.

Definizione rapida

Cestino: cartella temporanea dove Drive conserva i file eliminati per 30 giorni prima della cancellazione definitiva.

Come eliminare file in Google Drive

Segui questi passaggi per eliminare uno o più file dalla tua libreria di Drive.

1. Accedi al tuo account Google Drive.
2. Individua il file che vuoi eliminare.
3. Seleziona il file. Per selezionare più file, tieni premuto Ctrl (Windows/Linux) o ⌘ Command (macOS) e clicca su ciascun file.
4. Fai clic destro sul file selezionato e scegli Rimuovi (Remove se la tua interfaccia è in inglese).

Dopo questa operazione il file verrà spostato nel Cestino. Google Drive conserva gli elementi nel Cestino per 30 giorni; dopo questo periodo vengono eliminati in modo automatico.

Come eliminare definitivamente dal Cestino

Se vuoi rimuovere subito i file senza aspettare 30 giorni, svuota il Cestino manualmente:

1. Nella barra laterale sinistra, clicca su Cestino (in alcune interfacce potrebbe apparire come Trash o Bin).
2. Seleziona i file che desideri eliminare definitivamente.
3. Fai clic destro e scegli Elimina definitivamente (Delete forever).

Attenzione: l’eliminazione definitiva non è reversibile dall’interfaccia utente standard.

Come ripristinare file cancellati

Per recuperare file dal Cestino entro il periodo di conservazione (30 giorni):

1. Vai al Cestino.
2. Seleziona il file che vuoi recuperare.
3. Fai clic destro e scegli Ripristina (Restore).

La voce Ripristina riporterà il file nella posizione originale nella tua libreria di Drive.

Casi comuni in cui l’operazione potrebbe fallire

• Il file non è di tua proprietà: non puoi eliminarlo definitivamente se è di un altro utente e l’accesso è limitato.
• Ritenute e politiche aziendali: amministratori Google Workspace possono applicare “retention” o hold che impediscono la cancellazione.
• Problemi di sincronizzazione: se usi Drive for Desktop, attendi che la sincronizzazione sia completa.
• Backup e snapshot: copie di backup esterne o log possono conservare dati anche dopo la cancellazione.

Metodologia rapida per eliminare in sicurezza (mini-metodologia)

1. Verifica la proprietà e il contenuto sensibile del file.
2. Controlla con i collaboratori se il file è usato.
3. Sposta nel Cestino per 30 giorni di margine.
4. Se necessario, svuota il Cestino per cancellazione immediata.
5. Documenta l’azione se è rilevante per conformità o audit.

Lista di controllo per ruolo

• Utente finale:
  • Controlla la proprietà del file.
  • Verifica con i collaboratori.
  • Seleziona file e premi Rimuovi.
• Amministratore IT:
  • Controlla policy di retention e hold.
  • Verifica log e backup prima di autorizzare eliminazioni di massa.
  • Gestisci permessi e accessi condivisi.

Alternative e approcci differenti

• Archiviare invece di eliminare: spostare file in una cartella di archivio riduce il clutter senza perdere lo storico.
• Scaricare e conservare offline: salva una copia locale o su un altro cloud prima di eliminare.
• Versioning: per documenti collaborativi, usa le revisioni per tornare a versioni precedenti senza eliminare il file.

Consigli pratici di sicurezza e privacy

• Abilita l’autenticazione a due fattori (2FA) per proteggere l’account.
• Controlla le app con accesso all’account Google e revoca quelle non necessarie.
• Prima di eliminare dati sensibili, assicurati che non siano soggetti a requisiti legali di conservazione.
• Nota GDPR: l’eliminazione dal Cestino rimuove l’accesso utente, ma copie di backup e log amministrativi potrebbero conservarli. Verifica con il responsabile della protezione dei dati (DPO) per richieste legali.

Box informativo: numeri chiave

• Periodo di conservazione nel Cestino: 30 giorni.
• Selezione multipla: Ctrl (Windows/Linux) o ⌘ Command (macOS).
• Ripristino possibile entro 30 giorni dalla cancellazione.

Quando cancellare e quando archiviare (mental model)

• Cancella se il file non ha valore legale, operativo o storico.
• Archivia se può servire in futuro o per conformità.
• Ripristina se la cancellazione è stata accidentale entro i 30 giorni.

Esempio di playbook rapido per eliminazione sicura (SOP)

1. Identifica i file candidati per l’eliminazione.
2. Comunica ai collaboratori la finestra di cancellazione.
3. Sposta i file selezionati nel Cestino.
4. Conserva la lista dei file per 30 giorni.
5. Svuota il Cestino alla scadenza o prima, dopo conferma finale.

Rischi e mitigazioni (qualitativo)

• Rischio: perdita accidentale di dati critici. Mitigazione: usare il Cestino come periodo di quarantena.
• Rischio: cancellazione bloccata da policy aziendali. Mitigazione: coordinare con l’amministratore IT.

Note importanti

• Dopo la cancellazione definitiva non esiste una procedura standard per recuperare il file tramite l’interfaccia utente.
• Gli amministratori Google Workspace possono recuperare dati in scenari particolari: contatta l’assistenza se necessario.

Riepilogo

Eliminare file su Google Drive è semplice: sposta i file nel Cestino o elimina definitivamente dal Cestino per rimuoverli subito. Ricorda il periodo di conservazione di 30 giorni e adotta buone pratiche di sicurezza e conformità prima di procedere.

Importante: verifica sempre la proprietà dei file e le policy aziendali prima di eliminare dati condivisi.