Quick Parts Outlook: creare, condividere, eliminare, esportare

Panoramica rapida

Quick Parts è una funzionalità introdotta con Office 2007. Serve a memorizzare blocchi riutilizzabili di contenuto nelle email, nei contatti, negli appuntamenti e nelle attività. È più flessibile dell’AutoText tradizionale e funziona in Outlook per Office 365, Outlook 2019, 2016, 2013, 2010 e 2007.

Definizione veloce: Quick Part = un blocco di contenuto salvato (testo formattato, immagine, tabella o link) che puoi inserire rapidamente in una nuova email.

Come creare, condividere, eliminare ed esportare Quick Parts in Outlook

1. Creare Quick Parts in Outlook

1. Apri un nuovo messaggio di posta.
2. Digita il testo o incolla il contenuto che vuoi riutilizzare. Includi formattazione, immagini o tabelle se necessario.
3. Seleziona l’intero contenuto da salvare.
4. Vai alla scheda Inserisci.

5. Nel gruppo Testo, clicca su Quick Parts.
6. Scegli Salva selezione nella raccolta Quick Parts.
7. Nella finestra Crea nuovo Building Block inserisci un nome descrittivo e, se vuoi, una categoria e una descrizione.
8. Clicca OK per salvare.

Ora puoi inserire il Quick Part in qualsiasi messaggio dal menu Quick Parts o digitando il nome se usi metodi rapidi.

Nota importante: salva nomi chiari e coerenti. Un sistema di nomi semplice (es. firma-breve, risp-FAQ, link-risorse) velocizza la ricerca.

2. Condividere Quick Parts in Outlook

I Quick Parts vengono memorizzati nei file NormalEmail.dotm (per posta) e Normal.dotm (per Word). Non sono pensati per essere condivisi direttamente tra utenti. Per distribuire più Quick Parts, crea un modello condivisibile:

• Crea un nuovo documento o messaggio con tutti i Quick Parts inseriti.
• Salva come modello .dotx (se non usi macro) oppure .dotm (se includi macro). Il .dotx è preferibile quando vuoi evitare problemi di sicurezza legati alle macro.
• Distribuisci il .dotx via condivisione di rete, SharePoint o come allegato.

Procedura alternativa per amministratori IT:

• Prepara un NormalEmail.dotm standard contenente i Quick Parts approvati.
• Distribuisci il file nelle cartelle Templates degli utenti tramite script di distribuzione o GPO (con attenzione alle policy aziendali).

Nota: alcuni client e versioni di Outlook possono gestire i modelli in modo leggermente diverso. Testa la procedura su un gruppo pilota prima di distribuire massivamente.

3. Eliminare Quick Parts in Outlook

1. Apri il modello che contiene il Building Block da rimuovere (ad esempio NormalEmail.dotm se è lì salvato).
2. Vai alla scheda Inserisci.
3. Nel gruppo Testo clicca Quick Parts.
4. Fai clic con il tasto destro su una voce e scegli Organizza e elimina.
5. Seleziona la voce da rimuovere e clicca Elimina.

6. Conferma scegliendo Sì quando richiesto.

Nota: se elimini un Building Block da un template distribuito, la voce non comparirà più nelle gallerie quando gli utenti ricevono il template, anche se la sua copia potrebbe già essere presente in alcune installazioni.

4. Esportare Quick Parts in Outlook

1. Apri una cartella qualsiasi in Esplora file.
2. Nella barra degli indirizzi digita %APPDATA%\Microsoft\Templates e premi Invio.
3. Troverai i file NormalEmail.dotm e Normal.dotm nella cartella.

4. Copia questi file e incollali nella cartella di destinazione (backup, chiavetta USB, rete condivisa).

Suggerimento: per migrare Quick Parts tra computer, chiudi Outlook prima di copiare i file e poi incolla i file nella stessa posizione sul computer di destinazione.

Best practice e organizzazione

• Usa categorie e prefissi coerenti nei nomi. Questo facilita la ricerca e la gestione.
• Mantieni una libreria pulita: elimina Quick Parts obsoleti ogni 3–6 mesi.
• Documenta i Quick Parts approvati in un foglio condiviso se lavori in team.
• Evita di inserire dati sensibili o personali ricorrenti nei Quick Parts per rispettare la privacy.

Fact box:

• Versioni supportate: Office 365, 2019, 2016, 2013, 2010, 2007.
• File principali: NormalEmail.dotm (Outlook), Normal.dotm (Word).

Quando Quick Parts non è la soluzione giusta

• Se vuoi inserire risposte molto dinamiche (dati da database, variabili per nome/ruolo), preferisci i modelli con campi o l’integrazione con un sistema di template avanzato.
• Se devi tracciare l’uso o la versione dei contenuti, Quick Parts non offre audit nativo. Considera una soluzione basata su SharePoint, un CMS o script lato server.
• Per contenuti semplici e ripetuti, la funzione Firma o i Modelli (File > Salva con nome > Modello) possono essere più immediati.

Approcci alternativi

• Modelli (.dotx/.oft): adatti per email complete e moduli standard.
• Firma di Outlook: ideale per blocchi di contatto e footers aziendali.
• Componenti aggiuntivi e strumenti di gestione template: utili in ambienti enterprise per controllo versione e distribuzione centralizzata.

Mini-metodologia: implementare Quick Parts in un team (5 passi)

1. Inventario: raccogli le risposte e i blocchi più usati.
2. Standardizzazione: definisci nomi, categorie e formati.
3. Creazione: salva i Quick Parts in un modello master.
4. Test: verifica compatibilità su diverse versioni Outlook.
5. Distribuzione: diffondi il .dotx o copia NormalEmail.dotm per gli utenti autorizzati.

Checklist per ruolo

Per l’utente finale:

• Salvare Quick Parts con nomi descrittivi.
• Non includere dati sensibili.
• Effettuare backup periodici.

Per l’amministratore IT:

• Testare il template su un gruppo pilota.
• Usare script per distribuire NormalEmail.dotm solo se conforme alle policy.
• Documentare rollback e backup.

Privacy e conformità (nota GDPR)

Non salvare dati personali sensibili in Quick Parts condivisi. Se i blocchi contengono informazioni personali, assicurati che la raccolta e la condivisione rispettino le policy aziendali e le normative locali sulla protezione dei dati. Rimuovi o anonimizza i dati personali prima della distribuzione.

Compatibilità e migrazione rapida

• Per migrare Quick Parts, copia NormalEmail.dotm da %APPDATA%\Microsoft\Templates.
• Chiudi Outlook prima di sostituire i file.
• Verifica eventuali differenze di formato tra versioni molto vecchie e nuove.

Esempi di utilizzo (galleria di casi d’uso)

• Risposta rapida a FAQ ricorrenti del supporto clienti.
• Inserimento standard di link e risorse aziendali.
• Template per follow-up commerciale con tabella di riepilogo.
• Blocchi di firma alternativa per ruoli diversi.

Sommario finale

Quick Parts è uno strumento semplice e potente per accelerare la composizione delle email. Puoi creare voci da qualsiasi messaggio, condividerle tramite modelli, eliminarle dalla galleria e esportare i file NormalEmail.dotm/Normal.dotm per backup o migrazione. Per team e amministratori, una procedura guidata e una nomenclatura coerente riducono gli errori e semplificano la manutenzione.

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