Come scegliere il miglior fornitore SaaS

Definizioni rapide

• SaaS: software distribuito tramite rete, accessibile in abbonamento.
• Provider: azienda che sviluppa e gestisce il servizio.
• Enterprise: impresa che sottoscrive e utilizza il servizio.
• API: interfaccia per integrare il servizio con altri sistemi.

Perché scegliere SaaS oggi

Nel 2024 molte aziende cercano efficienza e scalabilità senza aumentare la complessità operativa. Il modello SaaS consente di:

• Ridurre costi iniziali evitando l’acquisto di licenze perpetue.
• Accedere rapidamente a funzionalità senza installazioni locali.
• Affidare manutenzione, aggiornamenti e sicurezza al provider.

Questi benefici si applicano tanto alle soluzioni standard che alle applicazioni SaaS su misura progettate per esigenze verticali specifiche.

Tipi di soluzioni SaaS

Soluzioni preconfezionate

Le soluzioni pronte all’uso sono piattaforme che si attivano immediatamente. Vantaggi principali:

• Costi inferiori rispetto a sviluppi custom.
• Tempi di attivazione rapidi.
• Aggiornamenti centralizzati gestiti dal provider.

Quando usare: per processi standardizzati, reparti con requisiti comuni e budget contenuto.

Soluzioni SaaS personalizzate

Le soluzioni personalizzate vengono sviluppate su misura per esigenze specifiche. Vantaggi principali:

• Design e funzionalità costruiti attorno ai processi aziendali.
• Possibilità di integrazione profonda con sistemi esistenti.
• Migliore adattamento a normative o flussi specialistici.

Quando usare: attività altamente specializzate, vantaggio competitivo legato al software, o quando le piattaforme standard non possono essere adattate.

Cosa valutare quando si sceglie un fornitore SaaS

Per una scelta solida valuta i seguenti ambiti in modo strutturato.

1. Reputazione del provider

Controlla portfolio, clienti referenti e presenza su siti di recensioni. Cerca case study che dimostrino stabilità nella produzione e nella delivery.

Suggerimento pratico: verifica almeno 3 referenze con profili simili al tuo (stesso settore o dimensione).

2. Compatibilità e integrazione

Verifica le integrazioni nativamente supportate (CRM, ERP, servizi di pagamento) e la disponibilità di API documentate. Senza integrazione rischi silos informativi e lavoro manuale.

3. Recensioni e feedback reali

Leggi le recensioni tecniche e i commenti degli utenti su forum specialistici. Focalizzati su stabilità, tempi di inattività, pratiche di fatturazione e velocità di risoluzione dei problemi.

4. Supporto e manutenzione

Valuta canali di supporto (ticket, chat, telefono), SLA offerti e orari di copertura. Un piano con supporto 24/7 è preferibile per applicazioni critiche.

5. Piani tariffari e scalabilità

Controlla la trasparenza dei prezzi, i costi nascosti e la facilità di scalare gli utenti o le funzionalità. Preferisci piani che offrono upgrade/downgrade senza interruzioni.

6. Sicurezza e conformità

Accertati di cifratura in transito e a riposo, backup, controllo degli accessi e audit log. Verifica conformità a standard rilevanti (ad es. ISO, SOC, normative locali sulla protezione dati).

7. Performance e disponibilità

Chiedi gli SLA su uptime e latenza. Per applicazioni sensibili, richiedi metriche SLI/SLO o report storici di disponibilità.

Procedura consigliata per la selezione (mini-methodology)

1. Definisci obiettivi e requisiti minimi (funzionali e non funzionali).
2. Compila short-list di 4–6 fornitori.
3. Richiedi demo tecniche e accesso a trial o ambiente sandbox.
4. Esegui test di integrazione con i sistemi critici.
5. Valuta costi TCO su 3 anni.
6. Verifica referenze e contratti (SLA, responsabilità, exit).
7. Avvia prova pilota con metriche di successo definite.
8. Firma il contratto e pianifica la migrazione/rollout.

Criteri di accettazione

• Funzionalità core disponibili e testate in ambiente sandbox.
• Integrazione con almeno uno dei sistemi critici della tua azienda.
• Tempo di ripristino dichiarato entro i limiti concordati.
• Politiche di sicurezza documentate e conformi alla normativa applicabile.

Controlli pratici e checklist per ruoli (ruoli: CEO, IT, Procurement)

CEO

• Definisce priorità di business e budget.
• Valuta impatto sul go-to-market e competitività.

IT

• Verifica integrazione, sicurezza e scalabilità.
• Pianifica operazioni di onboarding e disaster recovery.

Procurement

• Negozia termini contrattuali, prezzo e clausole di uscita.
• Controlla condizioni SLA e penali.

Decisione pratica: diagramma di flusso

flowchart TD
  A[Inizia selezione SaaS] --> B{Hai requisiti tecnici chiari?}
  B -- No --> C[Definisci requisiti minimi]
  B -- Sì --> D[Short-list fornitori]
  D --> E[Richiedi demo e trial]
  E --> F{Test di integrazione superato?}
  F -- No --> G[Scarta o negozia integrazione]
  F -- Sì --> H[Valuta sicurezza e SLA]
  H --> I[Prova pilota]
  I --> J{Risultati ok?}
  J -- No --> K[Itera e risolvi problemi]
  J -- Sì --> L[Firma e roll-out]

Matrice di rischio e mitigazioni

Quando SaaS non è la scelta giusta (controesempi)

• Se il processo è il core del vantaggio competitivo e richiede funzionalità proprietarie non replicabili.
• Se le normative impongono trattamento dati esclusivamente on-premise senza possibilità di cloud.
• Se la latenza di rete o i requisiti di performance non possono essere soddisfatti dal cloud.

Alternative al modello SaaS

• Software on-premise con licenza perpetua.
• Soluzioni IaaS/PaaS con sviluppo interno per maggiore controllo infrastrutturale.
• Modello hybrid: componenti critici on-premise e servizi non critici in cloud.

Checklist tecnica di test (test cases / acceptance)

• Accesso multi-tenant e gestione utenti testata.
• Failover e backup verificati tramite esercitazione.
• Performance sotto carico simulata per scenario tipico.
• API documentate e endpoint testati con esempi reali.

Esempio di clausole contrattuali da negoziare

• Diritto di esportazione dei dati in formato leggibile.
• SLA con penali misurate su uptime mensile.
• Piano di exit e assistenza alla migrazione.
• Garanzie su sicurezza e notifica di breach entro tempi definiti.

Suggerimenti per la prova pilota

• Limita la portata a processi rappresentativi.
• Definisci metriche SLO misurabili (es. tempo medio di risposta, percentuale di errori).
• Coinvolgi utenti finali reali per raccolta feedback.

Importante: non firmare il contratto senza testare la migrazione dei dati in lettura e scrittura.

Glossario in una riga

• API: modalità programmata per scambiare dati tra sistemi.
• SLA: accordo sui livelli di servizio offerti.
• TCO: costo totale di proprietà su orizzonte temporale definito.

Rischi legali e privacy

Verifica obblighi di compliance locali e internazionali. Se tratti dati personali di cittadini UE, assicurati che il provider gestisca i dati secondo il regolamento applicabile e che siano previste clausole di trattamento dati adeguate.

Migrazione e rollback

Pianifica una finestra di migrazione e un piano di rollback: esporta snapshot dei dati, prova l’import su ambiente di prova e misura tempi di ritorno allo stato precedente.

Criteri per scegliere tra più fornitori (decision matrix)

• Allinea pesi ai tuoi obiettivi: sicurezza 30%, integrazione 25%, costi 20%, supporto 15%, roadmap funzionale 10%.
• Valuta ogni fornitore su scala 1–5 e calcola il punteggio pesato.

Conclusione e passaggi successivi

Scegliere il fornitore SaaS giusto significa bilanciare velocità di adozione, costi e controllo operativo. Applica la metodologia suggerita: definisci requisiti, seleziona, testa, valuta rischi e negozia il contratto. Coinvolgi ruoli chiave in ogni fase per ridurre rischi e garantire che la soluzione supporti davvero gli obiettivi aziendali.

Sommario finale

• Valuta reputazione, integrazione, sicurezza e SLA.
• Esegui prove pratiche e pilota prima della firma.
• Negozia clausole di exit e diritti sui dati.
• Coinvolgi CEO, IT e Procurement nelle rispettive checklist.